みなさんこんにちわ。テコテックコンテンツ開発事業部でデザイナー業務をしております山科です。
今回は在宅勤務の中、リモート会議やブレストで使えそうなホワイトボードツールについてまとめてみました。
1.記事をまとめるにあたった経緯
対面での会議でも議論をホワイトボードに可視化すると情報の整理や共有が明確になり後戻りを防いだりアイディアが浮かびやすかったりします。
リモート会議でも同じくオンラインホワイトボードを活用することで「リモートだと議論がやりづらい」などといった問題も解消されるのではと考えました。
気になるツールがあれば試してみて会議や業務に役立てていただければ幸いです。
2.ホワイトボードツール一覧
■Jamboard
■ZOOM
(画面共有からホワイトボードを選択)
■Microsoft Whiteboard
■A Web Whiteboard
■Miro
■Whiteboard Fox
3. 各ツールの仕様まとめ
ざっくりですが使用する際に気になる項目を一覧で比較してみました。
※ZOOMのホワイトボード以外は基本ZOOMやチャットツールで画面共有をして使うイメージです
デザイナーの自分としては普段使用しているアプリケーションの使い方に近い「Ctrl+Z」で操作を戻すことができるJamboardやA Web Whiteboard、Microsoft Whiteboardが操作しやすい印象でした。
他にもペンの太さが変更可能で画像の差し込みや他のオフィスツールと連携できるといった点ではJamboardやMicrosoft Whiteboardが会議でも使われやすいように思います。
Miroはテンプレートやアイテムが豊富でグラフィックツールを普段つかっている人であればこだわって使用できる高機能が充実していて無料とは思えないクオリティーで仕上がるのでおススメです。
ですが、できることが多い分ツールの把握をしないといけないため使用の難易度は高い気がします。
今回は中でもほどよく高機能で直感的に使えると感じたMicrosoft Whiteboardについて少し詳しく使い方をまとめたいと思います。
4.Microsoft Whiteboard使い方
Microsoft WhiteboardはMicrosoftのアカウントをもっている人であれば無料で使うことができます。
Teamsで会議をしながらWhiteboardにつなぐことができるのでわざわざZOOMを立ち上げて共有しなくてもいいのもメリットです。
またさまざまな議題に応じたテンプレートが用意されているので準備に時間がかからないのもよいなと思います。
■Microsoft Whiteboard立ち上げ
Microsoft アカウントでログインしたらアプリでもWEBからでもどちらでも起動できます。
アプリの方が機能が制限されていない分よりリッチに使うことができるのでおススメします。
■主な使用方法
立ち上げると下記の動画内のような画面状態です。
背景のグリッドの種類や色も変えられるので文字をメインにしたい時や図形を扱いたい時など用途に合わせて設定ができます。
<背景の変更>
<ドローイング>
文字の大きさは4段階からえらべて書き心地もほかのツールと比べてもスムーズ。
カラーバリエーションは16色。
他にも蛍光ペンでマーカーすることもできるのでボードを見ながら議論するのに便利です。
レインボーカラーペンの使いどころはわかりませんが、キラキラしていて目立ちます。
<インクを画像に変換>
フリーハンドで描いた囲い線や円などを自動で整形をしてくれます。
描いた線がガタガタで見栄えが悪いというときはこちらの機能が便利です。(星などの複雑な図形は無理でした)
<インクを表に変換>
インクで描いたオブジェクトを図形だけではなく表にも変換してくれます。
横の+、ーのボタンをタップして線を足すことも減らすことも簡単。
思いついた時にさくっと表を作成できるので図解しやすく便利です。
<画像差し込み>
画像の差し込みはローカルファイルから可能。
他にもBingと連動しているので、いちいちローカルに保存しなくても画像を直接ホワイトボードに貼ることができます。
画像やオブジェクトの拡縮も可能。
画像を選択→ コピーを選択したあと→ 右クリック→ 貼り付けでコピーもできます。
■便利な機能
<付箋のグループ化>
付箋に文字を打つだけではなく絵も一緒にグループ化してくれます。
実際に付箋やホワイトボードを使っている感覚になりますし、さらに書いたものをあとで別オブジェクトにも切り離せるのでむしろこちらの方が利便性が高そうです。
<Microsoftアプリとの連動>
グラフや表のほかにExcelやWord、PowerPointのデータも連動して差し込むことができるのでスムーズに情報共有がしやすいのもメリットかと思います。
■豊富なテンプレート
議題によってテンプレートが用意されているので会議の準備に時間が取られることはありません。
ブレストや振り返り、課題解決などに使えます。
このようなテンプレートもありました。担当者のアサインもできるのでタスクの整理なども行えます。
■Teamsから使用してみる
アプリからTeamsを立ち上げます。
右上にコンテンツを共有するボタンがあるのでタップすると画面選択の中にWhiteboardがあるのでそちらをタップします。
PowerPointやExcelへの切り替えも可能なので会議に必要な資料をまとめて共有できるのも便利です。
■後からでも見返せるメリット
一度作成したボードはクラウドに保管されるので後から見返したり編集をしたり再利用することが可能です。
実際のホワイトボードだと使用後に消すのが手間だったり写真に残すぐらいしかできなかったので、これは議事を残す手間もはぶけてリモート関係なくうれしい仕様ですね。
■あったら便利なのにと思ったこと
Microsoft Whiteboardには図形や矢印などの便利オブジェクトがありません。
JamboardやMiroはそのあたり充実しているので用途によってホワイトボードツールを使い分けるのもよいかもしれません。
リモート会議をよりスムーズに活性化させることができるツール。
気になるものがあればぜひ試していただけたらと思います。
最後までご覧いただきありがとうございました。
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