本投稿は TECOTEC Advent Calendar 2024 の17日目の記事です。
はじめに
次世代デジタル基盤開発事業部の林です。 普段はプロジェクトマネージャーとして案件を引っ張っていったり他のマネージャーさんのお手伝いなどをしています。
突然ですがみなさんは「プロジェクトマネジメント」と聞いてどんなイメージがありますか？ 「すごく大変そう・・・」「マネージャーはいつも誰かとお話してる」「予定表を見たら半日が会議で埋まっていた！」 なんてよくある話ですね。
しかし実際どのようなことをしているのかよくわかっていない人も多いかと思います。
ということで、今回はそんな方々に向けてなるべく難しい言葉は使わずに 「プロジェクトマネジメント」がどのように行われているのかストーリー仕立てでお話したいと思います。
それでははじまり、はじまり・・・
第1章 プロジェクト発足は突然に・・・
「「パパ！クリスマスパーティーがしたい！」」 11月の初め、仕事から帰宅した私が一息つこうとリビングの椅子に腰を下ろす前に、 ２人の我が子が目を輝かせながら飛び込んできた。 ママに事情を聞くと学校のお友達が「クリスマスパーティーを開く」と自慢していたらしい。 言わずもがな我が子も羨ましがり、こうしてねだってきたというわけだ・・・ この２人の期待に応えるべく、私は「クリスマスパーティープロジェクト」を進めることにした。
プロジェクトが発足されるタイミングは様々です。 事前から計画されていることもありますが大抵の場合は突然湧いて出てくることのほうが大半です。
第2章 僕らだけのクリスマスパーティーを決めよう
早速準備に取り掛かろう。「クリスマスパーティー」と言っても多種多様だ。 装飾を凝る人もいれば、とびっきり豪華な食事を用意する家庭もあるだろう・・・ それにパーティーを開くなら12/25が妥当だが、準備が間に合うか・・・ とにかくまずはどんなパーティーにしたいのか２人に詳しく聞いてみよう！
プロジェクトは多種多様なものです。 大きなくくりで言えば「クリスマスパーティー」ですが、その中身が同じものは存在しません。 なのでみんなで意見を交わしながら「目指すべきモノ」を決める必要があります。 この「目指すべきモノ」を「要件」や「成果物」などと呼びます。
またプロジェクトには必ず「期限」が設定されています。パーティーは12/25に開催するようですね。
第3章 千里の道も「WBS」と「ガントチャート」から
スマホで画像検索して２人で見せてみたり、ママに協力してもらいながら なんとか２人の理想の「クリスマスパーティー」を整理することができた。 次は必要な作業の整理とどの順番で進めるか検討しないとだな。 部屋の装飾や買い出しは自分でやるとして、食事の準備はママにお願いしよう・・・ 他にもあれやこれや・・・・・
成果物が決まったら、次はそれを完成させるための準備です。 部屋の装飾だけとっても「必要な装飾品をまとめる」「装飾を買いに行く」「部屋に飾り付ける」などの作業が発生します。 これらの作業を細分化し一覧にした「WBS」を作成します。
「WBS」で作業を見えるようにした後は、それぞれの作業を誰がいつまでに終わらせるか決める必要があります。 いわゆる「スケジュールを立てる」という作業です。こちらも視覚的に表した「ガントチャート」を作成します。
「WBS」と「ガントチャート」を組み合わせることで「どの作業を」「誰が」「いつまでに終わらせるか」が整理されました。
このようにして「成果物」を「期限」までに届ける為に色々な準備をしていくわけです。
第4章 右よし！左よし！あれはなんだ！？
スケジュールも立てたし、おじいちゃんやおばあちゃんにも助っ人を頼めたし、 あとはそれぞれの作業を順調にこなすだけだが定期的にみんなに状況を確認しよう・・・ おっとクリスマスケーキの予約がまだだったな。あとで電話しておこう
必要な作業とスケジュールを整理したから後はそれぞれにお任せ・・・というわけにはいきません。 プロジェクト全体を見渡し、気になることがあれば拾ってあげることが重要です。 そのためには各担当者とのコミュニケーションが重要になります。 進捗状況はどうか？遅れはないか？他のタスクが原因で着手できない状態になっていないかなど定期的に確認し課題があれば解決策を検討します。
第5章 プロジェクトの危機も突然に・・・
パーティーが間近に迫ってきたある日、珍しく仕事中の時間帯にママから連絡が届いた。 お昼休憩に内容を確認するとそこには「クリスマスプレゼントの要望が大きなぬいぐるみに変わっていた」との文字が。 今日に限って夜は大事な打ち合わせがある、ママには別の作業をお願いしているから難しいだろう・・・ 後で詳細を確認しよう。その後はどこで売っているか確認して、帰りに寄って買えるだろうか？ なんとかしてこの窮地を乗り越えねば！
プロジェクト発足が突然だったようにプロジェクトの危機も突然やってきます。 原因は様々で場合によって対処の仕方も様々です。
今回のように「成果物」の一部に変更が起こることも珍しくありません。 このような場合、プレゼントの予算内に収まるか、予算内に収まる大きさで問題ないか、パーティー当日に間に合うなど 様々な観点で考慮しながら改めて確認を行い、方針を決める必要があります。
最終章 メリークリスマス！そして、めでたしめでたし？
「「メリークリスマス！」」 派手やかな装飾とサンタさんからのプレゼントに嬉しそうにはしゃぎ笑みをこぼす我が子を眺めながら いつもより少しだけ豪華な食卓を囲っていた。「大きなぬいぐるみ」もなんとか用意することができ「クリスマスパーティープロジェクト」も無事完了を迎えられそうだ。胸をなでおろしクリスマスケーキを取りにキッチンに向かう途中、背中に小さな声が届いた「3月の誕生日も楽しみだね」
最後に
いかがだったでしょうか。
実際にプロジェクトマネジメントをしていく中で発生するエッセンスを散りばめてみました。 実際のプロジェクトでも様々な出来事が起こります。 やること、考えることが沢山ありますがその分プロジェクトを完了させたときの達成感は格別です。
本記事を通してプロジェクトマネジメントについて少しでも理解してもらえたら、あわよくば興味も持っていただけたら嬉しいです。
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