エクセルやパワポファイルの容量を抑えよう

本投稿は TECOTEC Advent Calendar 2020 の2日目の記事です。

コンテンツ開発事業部の近藤です。

わたしは主にExcel・PowerPoint・Photoshopを使用して、仕様書や資料を作成しているプランナーです。

 

時々ファイルをクリックしてから展開されるまで、時間がかかってしまうことがあります。

Photoshopは仕方ないにしても、ExcelやPowerPointで時間がかかるのは、困りものだなぁと思っています。

その原因は、単純にシート数・スライド数が膨大だからというケースもありますが、そうではない場合は画像の問題であることが多いです。

 

そこでExcelやPowerPointで画像を使用する際の注意点や、ちょっとしたコツを紹介しようと思います。

※以下で使用しているメニュー等の画像は、Excelのスクリーンショットになりますが、PowerPointにも同じメニューが存在しています。

 

①元画像の保存

ExcelやPowerPointで使用した画像の元画像は、使用後に即削除するのではなく、ある程度保存しておくことをオススメします。

下記で紹介する、画像のトリミングや圧縮を行ってファイルを閉じた後、復元ができないからです。

 

②画像のトリミング

トリミングをすることによって、画像の容量が抑えられる場合が多いです。

 

f:id:teco_knd:20201116144102p:plain

↑元画像です。
画像:フリー写真素材ぱくたそ

 

f:id:teco_knd:20201116145041p:plain

↑メニュー:トリミングを行います。

 

f:id:teco_knd:20201116145045p:plain

↑トリミングするサイズを決めます。

 

f:id:teco_knd:20201116145052p:plain

↑トリミング後の画像です。

 

トリミングをすれば画像の容量が小さくなると思われがちですが、実は再度トリミングを選ぶと、表示されていない部分も復活します。

つまりトリミングそのものは、ファイルの容量を左右しません。

 

f:id:teco_knd:20201116145045p:plain

↑再度トリミングを指定したときの画像です。

これはこれで便利な機能なのですが、トリミング後は変更がない、あるいは手元に元の画像がある場合は、表示していない部分を消去すると容量が軽くなります。

 

f:id:teco_knd:20201116145845p:plain

↑メニュー:図の圧縮、図のトリミング部分を削除します。

 

f:id:teco_knd:20201116150202p:plain

↑トリミング部分を削除した後、再度トリミングを指定すると、周囲の画像が削除されています。

これで圧縮の一段階は終了です。

 

③画像の圧縮

使用する画像が高解像度だったり縦横サイズが大きい場合、容量が大きくなります。

使用した画像が高解像度かどうかわからない場合でも、とりあえず圧縮しておくとよいかと思います。

 

f:id:teco_knd:20201116145845p:plain

↑メニュー:図の圧縮、解像度、その中から選びたいものを選択します。

 

綺麗な印刷をする必要がない限り、電子メール用の96ppiで問題ないかと思います。

また、一つ一つ画像を選択して作業するのは手間ですので、すべての画像を選択してから圧縮すると楽です。

これで圧縮の第二段階が終了になります。

 

画像のトリミング・表示していない部分の削除と画像圧縮、この二つを行うと、かなりの容量削減が見込めます。

 

再三の注意になりますが、こちらの2作業はファイルを閉じてしまったりすると、やり直しができません。

ですので念のため、元画像の別途保存をオススメします。

 

また、以下は容量削減とは異なる機能ですが、画像を選択・削除したり、仕様書を作成するときに、ちょっとだけ便利な機能になります。

 

①図形・画像だけを選択できるツール

選択した範囲に入っている、図形と画像だけが選択されるようになるツールです。

こちらを使用すれば、図形・画像選択の時間短縮化につながります。

 

f:id:teco_knd:20201116171651p:plain

↑メニュー:検索と選択、オブジェクトの選択を選びます。

※オブジェクトのみの選択を解除したい場合は、同メニューを選ぶと解除されます。

 

②グループ化

選択した図形・画像をグループ化すると、選択やコピー&ペーストが楽になるケースがあります。

 

f:id:teco_knd:20201116164656p:plain

↑選択した図形・画像を右クリックでグループ化できます。

 

f:id:teco_knd:20201116164701p:plain

↑図形をグループ化したもので、複数の図形が一度に選択することができます。

 

f:id:teco_knd:20201116164709p:plain

↑グループ化したものをコピーすると、グループ化されたものがペーストされます。

 

全部を全部グループ化する必要はなく、画像のように「下地とヘッダーとフッター」といった、よく共通で使用するパーツをグループ化しておくと、仕様書を作成する上では非常に楽になります。

 

余談ですが「共通で使用するパーツをグループ化する」メリットとしては、デザイナーにUIなどを発注する際に「ここはテンプレート化をする」という指示が出しやすくなります。

 

f:id:teco_knd:20201116174933p:plain

↑ヘッダーとフッターが共通化されているので、パッと見たとき、ヘッダーとフッターは同じデザインだと思う。

 

f:id:teco_knd:20201116174940p:plain

↑ヘッダーとフッターが共通化されていないので、パッと見たとき、ヘッダーとフッターは異なるデザインだと思う。

 

もちろん「ここのヘッダーとフッターは共通で/異なるデザインで」という指定は、上記2つの画像どちらにも改めて必要になりますが、ぱっと見でわかりやすいほうがよいと思います。

 

………

 

以上のツールは、ご存知の方はご存知かとは思いますが、わたしがこれを初めて知ったときは「もっと早く知りたかった…」と呆然としたものでした。

多少でもみなさまの仕事の時短につながれば幸いです。

ありがとうございました。

 

※Excel、PowerPointは、Microsoft Corporationの米国及びその他の国における商標または登録商標です。

※Photoshopは、Adobe Systems Incorporated(アドビシステムズ社)の商標です。

 

tecotec.co.jp